Objednávky z e-mailu přepíše do systému stroj. Vaši lidé je jen zkontrolují.

Zákazníci píší dál tak, jak jsou zvyklí. Systém z e-mailu vytáhne položky, spáruje je s vaším katalogem, přepočítá balení a jednotky a připraví objednávku k zápisu do ERP. Co si není jistý, položí jako otázku, ne jako hotovou věc.

Pošlete 5 objednávek, ukázka je zdarma

Citlivé údaje můžete začernit nebo přepsat. Výsledek uvidíte na vlastních datech.

Skutečný e-mail a skutečný výstup systému. Jména a firmy jsou z testovacích dat.

Od Radek Svoboda <vedouci@bistro-namesti.cz>

Komu objednavky@gastromorava.cz

Předmět Fwd: zitrejsi zavoz

Dobrý den,

posílám dle níže, prosím o dodání v pondělí 10. 8. do 10:00.

Hezký den
Radek Svoboda
Bistro Náměstí s.r.o., IČO 77120434

---------- Přeposlaná zpráva ----------
Od: Jana Nováková <kuchyne@bistro-namesti.cz>
Datum: 6. 8. 2026 v 19:42

Ahoj, došlo nám skoro všechno. Objednej prosím:
mrkev 15 kg, cibuli žlutou 20 kg, celer bulva 8 kg, petržel 5 kg.
Taky vajíčka M, 2 proložky, a smetanu 12%, tak 10 litrů.
Kdyby neměli celer, ber pastinák.
J.

Objednávka připravená k zápisu

Zákazník: Bistro Náměstí s.r.o. spárováno podle IČO
Termín dodání: pondělí 10. 8. 2026

Kód	Položka	Množství
ZEL-0110	Mrkev volně	15 kg
ZEL-0120	Cibule žlutá volně	20 kg
ZEL-0135	Pastinákmísto celeru, který není skladem. Podle výhrady zákazníka.	8 kg
ZEL-0140	Petržel kořenová	5 kg
VEJ-0110	Vejce M proložka 30 ks	2 ks
MLE-0230	Smetana ke šlehání 12% 1 l	10 ks

6 položek. „10 litrů“ je 10 ks litrového balení, „2 proložky“ jsou 2 ks po 30 vejcích. Řádek k odeslání do ERP schvaluje obchodník.

Co dnes dělá vaše obchodní referentka

Otevře e-mail. Ke každé položce najde v ERP správnou kartu. Přepíše množství a ohlídá, jestli zákazník myslí kilogramy, kusy, nebo kartony. Ověří, kdo píše a kam se má vézt. Založí doklad.

Podle rozhovorů s velkoobchody to trvá zhruba 10 minut na objednávku. Při desítkách objednávek denně jsou to hodiny, které chybí jinde: na reklamace, na telefonáty se zákazníky, na kontrolu závozů.

Systém referentku nenahrazuje. Bere jí opisování, aby měla čas na práci, kvůli které jste ji přijali.

Vaši zákazníci nic nemění

Píší dál na stejnou adresu a stejným stylem. S překlepy, bez diakritiky, s tabulkou vloženou do těla e-mailu i s větou „to samé co minule“. Žádný portál, žádná šablona, žádné školení kuchařů.

Systém rozumí i tomu, co je mimo samotný e-mail: dřívějším objednávkám zákazníka a vašim vlastním odpovědím. Když zákazník napíše „dejte tam to hovězí, co jste doporučoval“, systém ví, které.

Jak to funguje

E-mail dorazí do schránky objednávek

Systém ji čte průběžně. Napojení na vaši schránku je součástí nasazení.
Systém pozná objednávku a připraví řádky

Nejdřív rozhodne, jestli jde vůbec o objednávku. Pak vytáhne položky, spáruje je s vaším katalogem a přepočítá balení a jednotky na to, co vede váš ERP.
Jasné připraví k zápisu, nejasné položí jako otázku

Úplná objednávka čeká na jedno kliknutí obchodníka. Nejasná položka nese doslovnou citaci z e-mailu a kandidáty z katalogu. Obchodník vybere, nepřepisuje.

Kontrola zůstává u lidí

Největší část práce systému je rozhodnout, kdy nepřepisovat. Do ERP nic nezapíše sám a zákazníkovi sám neodpoví. Na člověka předá každý e-mail, který vypadá jako objednávka, ale není:

reklamaci dodávky nebo faktury
poptávku k nacenění, kde zákazník píše „zatím neobjednávejte“
dotaz na ceník
storno a úpravu už rozpracované objednávky
objednávku určenou jinému dodavateli
e-mail, který žádá o změnu bankovního spojení nebo dodací adresy

Takhle vypadá otázka, kterou obchodník dostane místo hotové věci:

„sunka na pizzu 6 kg“

Z e-mailu neplyne, kterou šunku zákazník myslí. Vyberte:

MAS-0455 Šunka nejvyšší jakosti 95%
MAS-0457 Šunka standard 80%

Systém variantu netipuje. Rozdíl v ceně by nesl zákazník, nebo vy.

Co se změní v běžném dni

Dnes

Přečíst e-mail a pochopit, co zákazník chce.
Ke každé položce najít kartu v ERP.
Přepsat množství, přepočítat balení.
Ověřit zákazníka a termín.
Založit doklad.

Zhruba 10 minut na objednávku.

S vsystemu.cz

Otevřít připravenou objednávku.
Přejet očima řádky vedle původního e-mailu.
U označené položky kliknout na správnou variantu.
Odeslat do ERP.

Zhruba 2 minuty na objednávku.

Kolik času se uvolní u vás

Zadejte vlastní čísla. Nic se nikam neposílá, výpočet běží přímo ve vašem prohlížeči.

Objednávek denně Typicky desítky denně. Minut na jednu objednávku dnes Z rozhovorů s velkoobchody vychází kolem 10 minut. Minut na kontrolu jedné objednávky po nasazení Pevná hodnota. Kontrola připravených řádků zabere zhruba 2 minuty. Hrubá měsíční mzda referentky (Kč) Výchozí hodnota: ČSÚ, administrativní pracovníci, rok 2025. Zdroj je pod kalkulačkou. Pracovních dní v měsíci Započítat odvody zaměstnavatele 33,8 % Sociální 24,8 % a zdravotní 9 % pojištění, které platí firma navíc k hrubé mzdě.

Doplňte všechna pole. Bez nich se úspora nespočítá.

Zdroj výchozí mzdy: Český statistický úřad, Struktura mezd zaměstnanců 2025, tabulka A10, skupina CZ-ISCO 41 „Všeobecní administrativní pracovníci, sekretáři, pracovníci zadávání dat“: 38 350 Kč hrubého měsíčně. Pro srovnání, průměrná mzda v celé ČR byla podle ČSÚ za 1. čtvrtletí 2026 50 282 Kč. Hodinová sazba se počítá z mzdy děleno počtem pracovních dní krát 8 hodin.

Cena

30 000 Kč

jednorázově za nasazení

napojení na vaši schránku objednávek
načtení katalogu a zákazníků z vašeho ERP
zápis do vašeho ERP připravený na míru, podle toho, jaký systém používáte
zkušební provoz nad vašimi skutečnými objednávkami

od 5 000 Kč

měsíčně za provoz

běh systému a náklady na jazykový model
úpravy podle toho, jak vaši zákazníci skutečně píší
podpora přímo od člověka, který systém napsal

Konečná měsíční cena závisí na počtu objednávek. Dozvíte se ji po zpracování vašich pěti ukázkových objednávek.

Kdo za tím stojí

Jan Kuchyňa, softwarový vývojář.

[X] let vývoje software pro firmy
[X]
[X]

Systém vyvíjím a provozuji sám. Pro vás to znamená, že mluvíte přímo s člověkem, který ho napsal, a že úprava na míru vašemu velkoobchodu je otázka dnů, ne požadavku do fronty. Nasazení nezačíná prezentací, ale vašimi objednávkami.

IČO 21750939 Telefon +420 603 812 239 E-mail jankuchyna@vsystemu.cz

Časté otázky

Musí naši zákazníci něco měnit?

Ne. Píší dál na stejnou adresu, stejným způsobem. Pokud posílají objednávky jinak než textem v e-mailu, ukázka prověří, co z toho systém zvládne.

Co se stane, když e-mail není objednávka?

Systém ho označí podle toho, co v něm je: reklamace, poptávka, dotaz, potvrzení od dodavatele, newsletter, spam. Objednávka z něj nevznikne a obchodník ho vidí ve správné přihrádce.

Co když si systém není jistý?

Položku nedoplní odhadem. Zobrazí doslovnou citaci z e-mailu a kandidáty z vašeho katalogu, obchodník vybere kliknutím. Chybí-li množství nebo termín, systém připraví návrh dotazu pro zákazníka. Odesílá ho člověk.

Kam putují naše data?

Text e-mailu vyhodnocuje jazykový model přes rozhraní OpenAI. Katalog, zákazníci a objednávky zůstávají u vás. Do ERP nezapisuje systém nic sám a zákazníkům sám neodpovídá. Poslední slovo má vždy váš člověk.

Jaký ERP musíme mít?

Systém vydává objednávku ve struktuře, kterou ERP importují: zákazník, IČO, termín, kód položky, název, množství, jednotka, cena. Samotný zápis do vašeho konkrétního systému vzniká při nasazení na míru. Napište, který používáte.

Pošlete 5 vašich objednávek. Ukázka je zdarma.

Vyberte pět e-mailů, které vám zákazníci opravdu poslali. Citlivé údaje můžete začernit nebo přepsat, k ukázce nejsou potřeba. Zpět dostanete řádky objednávek tak, jak by je viděla vaše referentka, a demo nad vašimi daty.

Poslat objednávky e-mailem

Nebo je pošlete rovnou na jankuchyna@vsystemu.cz.

Ať už objednávky chodí jakkoli, máte je v systému.